Beispielprozessdiagramm BPMN 2.0
Effektivität bedeutet nach Peter Drucker bekanntlich, die richtigen Dinge zu tun, während Effizienz darauf achtet, die Dinge richtig zu tun.
Prozessmanagement, so es denn überhaupt zur Anwendung kommt, trachtet in vielen Fällen nur danach, die Effizienz der zahlreichen betrieblichen Abläufe (Produktion, Lagerlogistik, Materialbeschaffung, Vertrieb, Auslieferung, Personalrekrutierung, Reklamationsabwicklung, interne und externe Kommunikation, etc.) zu optimieren, während häufig nicht hinterfragt wird, ob der betrachtete Prozess überhaupt grundsätzlich (noch) dem Unternehmen dient. Man nennt diese Vorgangsweise BPO – Business Process Optimization.
BPO ist eine gute und wichtige Maßnahme, die einer Organisation nicht selten durch Kosten- und Zeiteinsparungen, Fehlerreduktion und erhöhte Transparenz den entscheidenden Ressourcenvorteil gegenüber der Konkurrenz verschafft, um am Markt erfolgreich zu sein.
Der Kampf um die Effizienz der Geschäftsprozesse mit Methoden des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) , kennzahlengesteuerter modellierter Prozesslandschaften, der Total Productive Maintenance oder des Ishikawa-Diagramms darf jedoch nicht dazu führen, das strategische Gesamtbild des Unternehmens aus dem Fokus zu verlieren.
Die Unternehmensführung muss sich in regelmäßigen Abständen etwa folgende Fragen stellen: Steht der Kunde wirklich noch im Mittelpunkt? Sind unsere Leistungen noch optimal auf die Anforderungen des Marktes ausgerichtet? Ist unser Unternehmen optimal mit den Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und der Gesellschaft integriert? Spiegeln alle Abläufe unsere Werte, Unternehmensphilosophie, unsere Vision und unsere Mission?
Das ständige Feintunen aller Stellschrauben der Unternehmensprozesse führt zwar zu höchster Effizienz, schützt aber nicht vor sinkender Effektivität des gesamten Prozessportfolios im Zeitablauf. Wer nicht mit der Zeit geht, geht bekanntlich mit der Zeit. Daher ist es für den langfristigen Unternehmenserfolg besonders wichtig, immer wieder (normalerweise etwa alle ein bis zwei Jahre) die bestehende Prozesslandschaft anhand der Antworten auf die oben gestellten Fragen von Grund auf neu zu denken. Sind gewisse Prozesse überholt? Müssen vielleicht zusätzliche modelliert werden? Sollten Aufgabenbereiche zusammengelegt oder getrennt werden? Bieten Technik oder Wissenschaft neue Integrationsmöglichkeiten (Bsp: Supply-Chain, medienbruchfreie Organisationsvernetzung, etc.)? Gibt es im Unternehmen Innovationen (hoffentlich!), die prozessual durchgängig umgesetzt werden sollten?
Damit sind wir dann bei der grundlegenden Überarbeitung der Geschäftsprozesse bottom up angelangt, der so genannten BPR – Business Process Reorganisation. Die Zeit dafür ist gut investiert, bietet die neue Prozesslandschaft danach doch neuerlich zahlreiche BPO-Optionen, aber auf wesentlich verbessertem Grundniveau. Die CONSENCO-Spezialisten für Prozessmanagement begleiten Ihren BPO- oder BPR-Prozess jedenfalls mit höchster Effektivität UND Effizienz.
Arno Abler, MBA CMC
akademischer Unternehmensberater
Member of CONSENCO Consulting Group
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