Softwareintegration – der Faktor Mensch

Betrachten wir die Integration einer Software in einem Unternehmen, so stoßen wir auf eine Vielzahl von Aufgabenbereichen, die ein Softwareintegrationsprojekt erst zu einem erfolgreichen Projekt machen. Das Projektmanagement zum Beispiel, in welchem die erforderlichen Aktivitäten geplant und gesteuert werden oder die Einführungsstrategie, welche die Art und Weise der Umsetzung definiert (schrittweise Einführung oder Komplettumstieg). Auch die Verträge und Richtlinien der Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter sind zu klären, usw. …

Bei der Planung und der Realisation der meist technischen Faktoren wird oftmals der Mensch, der mit dem Softwareprodukt in weiterer Folge arbeiten muss (der Anwender und die Anwenderin oder auch User genannt), vergessen. Um dieses Manko auszugleichen, wird auf das „Key-User-Prinzip“ zurückgegriffen. Bei den Key-Usern (Schlüsselpersonen) handelt es sich um einzelne Anwender oder Anwenderinnen, welche die Abdeckung der fachlichen Anforderungen an das neue Softwarepaket sicherstellen sollen. Ihnen wird somit die Rolle der Wegbereiter für die Akzeptanz der neuen Softwarelösung bei den übrigen Anwendern und Anwenderinnen zugeschrieben.

Auch wenn das neue Softwarepaket allen Spezifikationen entspricht und alle Anforderungen erfüllt, das Management perfekt funktioniert und „kaum“ Schwierigkeiten in der Umsetzung auftreten, so möchte doch auch der einzelne Anwender und die einzelne Anwenderin im Rahmen der Integrationsphase „abgeholt“ werden und sich in das Projekt eingebunden fühlen. Benutzer oder Benutzerinnen, die die Meinung vertreten, ausgeschlossen oder nicht ausreichend informiert zu sein, können ein scheinbar perfekt organisiertes Softwareintegrationsprojekt gefährden. Der geplante Realisationszeitraum kann dadurch länger als geplant dauern und somit die Kosten des Projektes ungewollt in die Höhe treiben. Es kann natürlich nicht auf jeden Wunsch der einzelnen Benutzer und Benutzerinnen eingegangen werden, aber es muss das Gefühl vermittelt werden, dass es sich um ein gemeinsames Projekt handelt, in welchem ein jeder seinen Beitrag zum Gelingen beiträgt und dass auf Keinen oder Keine „vergessen“ wurde. Die beim Anwender und bei der Anwenderin im Zuge der Softwareintegration auftretenden Ängste (Werden meine Anforderungen erfüllt? Schaffe ich die Umstellung neben dem normalen Arbeitsalltag?) können bereits im Vorfeld durch geeignete Maßnahmen abgefangen werden.

Bei der Integration der Software in Ihrem Unternehmen beraten wir Sie gerne – damit Ihr Softwareintegrationsprojekt Sinn macht.

Ing. Johannes Wöhrer, MBA